雇用学生雇员

• 美国本科生.S. 公民必须参加 a minimum of 6 credit hours each semester they are employed.

  注意:低于要求的最低学分的学生将从他们的工资中扣缴FICA税款. 如果学生在秋季和春季学期的学时低于6个学时，如果学生在夏季学期没有注册6个学时，那么FICA税将被收取到您的预算中. 如果学生退学或不再上课，请通知E-1S处理.
   

• 研究生助理是美国的.S. 公民必须参加 和完整的 所要求的最低 研究生 学时，在 入学要求 图表, 其任用的每一个学期都应符合国家拨款规定的全职身份.
  • 研究生助理的入学要求主要有两类——研究生教学助理/研究生行政助理和研究生研究助理. S5 funded 研究生助理s are also addressed below.
• 研究生助教和研究生行政助理必须在每个秋季和春季学期注册，并且必须注册并完成每学期至少9小时的研究生课程工作，夏季至少3小时.
• 研究生助理研究必须在每个秋季和春季学期注册，并且必须注册并完成每学期至少6小时的研究生课程工作，夏季至少3小时.
  • For administrative purposes, 研究生助理 research will be paid from non S5 funds.
  • S5基金-必须注册并完成9 研究生 credit hours f所有 and spring and 6 credit hours summer.

研究生入学津贴要求 & 基于资金来源的奖学金

国际学生

美国移民局(USCIS)要求国际学生在秋季和春季学期注册为全日制学生.

• 为了成为一名学生工， 国际学生必须注册 至少是一样的 作为公民或永久居民的最低学时数，以担任学生小时或研究生助理职位.
• 各部门应该意识到这一点 所有 持有非移民签证的国际学生需要在签证和移民服务咨询(Visa)办公室填写所有雇佣文件(E-1SU或E-1SG除外). VISA is also responsible for e-verifying international students.

授权的就业

E-1SU(本科生就业数据表)和E-1SG(研究生就业数据表)是学生工人的雇佣文件. 这些表格必须填好, 批准, 并由E-1S处理办公室处理 在学生开始学习之前. E-1SU或E-1SG表明就业日期和学生预期收入.

The appropriate E-1S form is the hiring document for 所有 新 student workers who have no work history with the University and must be completed, 批准, 并由E-1S处理办公室处理 之前 学生可以开始工作并获得报酬. (请注意，勤工俭学学生的E-1SU表格由职业管理中心填写.E-1S表示联系人姓名, 审批人(WTE审批人), dates of employment and the amounts a student is expected to earn. In addition to the E-1SU or E-1SG form, the following additional requirements must be met 在学生开始学习之前. 所有表格必须是最新的表格，可以在财务办公室网站上的教师/员工表格或人力资源网站上的表格中找到.

额外的需求

除了适当的E-1S表格外，还必须满足以下附加要求 在新学生开始工作之前(所需的表格是人力资源表格下的新员工包的一部分):

• 就业资格证明(I-9) - Some department representatives are authorized to certify I-9 形式 只适用于学生雇员 (需要训练). 培训 on the I-9 Form is provided by the E-1S Processing staff. 授权为学生提供I-9表格认证的部门必须使用10月21日的新I-9表格, 2019年(10月31日到期, 2022年-可在人力资源网站上找到). 在此日期之前的版本将不被接受. Departments may not complete the I-9 for any other type of employee.
  • 注意:请务必在第2页底部的认证部分输入如下所列的bet8体育娱乐入口地址, 第二节!

了解ODU I-9要求和流程，并找到有用的 证明I-9表格时的提醒.

• 子女抚养费披露 -弗吉尼亚联邦法律要求.
• 服兵役义务表 - required by Federal law for 所有 新 male employees.
• 社会保障卡复印件 - The University is required to record each employee's name and social security number 完全 as it is shown on the individual's social security card. 这张卡必须是 签署 by the holder to be valid for I-9 or employment purposes.
• Conflict of Interests 双重雇佣申报表 - Mandatory requirement - part of the hiring package for student workers.
• 选举产生的官方披露表格 -要求披露非终身制职位的就业资格-这是学生工人招聘方案的一部分.
• 政策摘要 -此表格是必需的，涵盖保单1.05 -酒精和其他药物，以及政策.75 - Use of Electronic Communications and Social Media.
• 直接存款资料 -在入职日期前，于首次预约时填妥直接存款表格. 所有新员工都需要. If Direct Deposit of Pay information is not complete, 在收到之前，包将保持未处理状态.
  • NOTE: Direct Deposit Updates must be made in realtime via Banner Self-服务. 可以找到如何这样做的说明 在这里.
• 纳税申报表 - 今年 联邦(W-4)及州(VA-4)扣缴表格. 申请预扣津贴的学生，在初次预约时或预扣津贴有变动时，提交申请. Also, if an employee claims exempt from withholding, tax forms must be filed every year.

表格有效期届满 & 授权期限

The E-1S (both E-1SU and E-1SG) form expires on the authorized end date. 对网络时间输入和研究生助理的学生的结束日期的更改必须通过EPAF流程进行处理. Changes for 助学金 students must be processed via the E-1SU form. EPAF行动必须及时完成，以确保受网络时间输入的学生小时工可以使用时间表，并继续支付津贴和研究生助理.

To pay students (under研究生 and 研究生) for services via a one-time payment, departments will use the One-Time Special Payment Form (E-1SP). This form may not be used for awards or recognition payments.

所有雇用文件如下所示 Required Hiring Documentation for New Student Employees 必须收到, 综述了, 并经学生就业办公室核实后，才可透过一次性特别付款表格(E-1SP)付款。. 完整的说明包含在E-1SP说明中(见上面灰色框的表格和说明).

使用 工资单学生奖励付款表 (link below) to compensate 新 and existing student employees (本科 & 研究生) for Awards or Award Recognition payments 只有. 你必须获得BUD的批准, 迪安, 或项目主任，并在完成后将其交回薪资办公室，开始奖励支付流程.

工资单学生奖励付款表

之前，我们可以创建一个工资单记录的国际学生谁有一个生成的UIN, 所有被雇佣的国际学生都需要在签证和移民服务咨询(Visa)办公室完成就业文件，并申请美国签证.S. Social Security card with documentation provided by VISA. 申请新的社会安全号码的学生将向签证办公室提供社会安全管理局的收据，表明他们申请了社会安全卡. 一旦收到他们的卡片, 他们需要将卡的原件带到VISA, VISA将提供一份复印件给工资部.

工资条例要求雇员有一个社会安全号码，以供美国国税局(Internal Revenue 服务s)报告.

• 聘用通知书 (international students) - If you are employing an international student, 您必须向每个国际学生提供研究生助学金就业录取通知书或学生小时就业录取通知书, 以适用者为准, on official departmental letterhead with an 原始 signature. 国际 students are required to present the 原始 聘用通知书 to the Visa and Immigrations 服务s Advising (VISA) 办公室.

学生每小时/津贴

研究生助教

这些图表包含了确定雇佣学生时薪雇员或研究生助理所需的招聘文书类型的标准. They also outline the employment periods associated with student employees.

• Criteria Chart - Hourly Wage Students (4025, 4028, 4029)
• Criteria Chart - 研究生助教 (4022/4122, 4023/4123, 4043/4143)

受雇为学生，按小时计酬, 包括联邦工作研究, 在夏天, 学生必须在春季学期参加ODU，并在秋季预先注册适当数量的学分. If the summer semester is a student's first term attending ODU, they may not be employed as a student employee 在夏天 semester. Summer school students seeking degrees from other institutions are 不合格的 去ODU暑期打工.

小时工的学年结束于5月15日，研究生助理的学年结束于6月9日. 请阅读适当的指南，并尽快提交E-1S表格(或完成EPAF行动). 每学年结束时(5月15日)及每财政年度结束时(发薪时为6月10日或6月15日), 所有 student payroll records are deactivated on the payroll system.

如果你的部门没有在公布的截止日期前完成适当的行动(提交硬拷贝表格或EPAF), 我们将无法在下次预定的发薪日及时重新激活学生的记录. 请查看相应学生类型的E-1S处理标准，包括每个学期的开始/结束日期.

记住，只有学生 继续 在ODU注册并在秋季预注册的学生可以在夏季学期就业.

毕业的学生

如果学生在5月份毕业，并且没有为即将到来的秋季学期预先注册至少6个学分, he or she is 不合格的 for student employment in the summer. 从其他机构获得学位的暑期学校学生不符合ODU的暑期就业资格. 毕业生毕业后可与人力资源部联系，被聘为小时工.

Can 研究生 students ever be hired as regular student hourly wage employees? 是的, 只要学生在学期内继续注册至少6个学分.

夏季提交截止日期

Please review the guidelines for the type of student employee (研究生助理, 学生时薪/津贴)，并在工资单上显示的截止日期之前通过E-1SU/E-1SG或EPAF完成相应的操作，以确保学生及时获得报酬.

• At the end of each academic year (June 9 for 研究生助理s), 所有 研究生助理 payroll records are deactivated on the payroll system.

如果你打算在整个夏天继续一个学生的小时或研究生助理的工作，或者一个暑假的津贴学生, 请完成以下相应的操作:

• 在6月16日至8月15日期间，完成新的E-1SU
• 完成6月16日至8月15日期间的学生小时工EPAF
• 完成6月10日至8月24日期间研究生助理的EPAF

以下支付行为的学生按小时计费的学生不再需要纸质的E-1S. Use of the EPAF process is mandatory for the following actions:

• 每小时重新雇用一名学生担任同样的职位
• 每小时在不同的职位重新雇用一名学生(无论是在最初的招聘部门还是在其他部门)
• 率变化
• Terminations of a job (person leaving a position)
• Terminations of an employee (person leaving the University)

由4025、4028及 & 4029, use of the paper E-1S is required for ALL pay actions (原始 hire, 延续, 津贴数额的变化, 结束日期的更改, 终止).

Learn more about 电子人事行动表格(EPAF) ►

院系为研究生助理提交以下具体薪酬行动的epaf(见下文). The EPAF process is mandatory for the following actions:

• 重新聘请一名研究生助理担任同样的职位
• 重新聘用一名研究生助理到不同的职位(无论是在最初的招聘部门还是在其他部门)
• Make a pay (助学金) change for a 研究生助理
• 终止一个研究生助理的工作记录
• 解聘研究生助理

请给研究生助理EPAFs足够的时间在适当的提交截止日期前进行审查和批准.

You must ad在这里 to the 工资 schedule for 所有 submission deadlines. 使用工资单时间表来确定何时必须提交招聘文书工作(无论是硬拷贝还是EPAF操作).

查找工资表 ►